Как провести корпоративное мероприятие на 100 человек. Факторы успеха.
Часто к нам обращаются с запросом провести корпоративное мероприятие для групп численностью более 100 человек, которое бы одновременно решало несколько задач.
В чем особенность подготовки таких мероприятий и к чему нужно быть готовым? Мы выделяем 2 основных фактора успеха.
Фактор №1: Своевременное обсуждение всех деталей запроса.
Перед тем как приступить к подготовке мероприятия, мы подробно обсуждаем с нашими клиентами ряд вопросов, в числе которых особо хотелось бы отметить следующие:
- Какой результат ожидает получить клиент. Как правило, в рамках одного мероприятия есть возможность достичь нескольких целей: повысить мотивацию сотрудников, обменяться опытом, сплотить команду и др. Мы стараемся максимально детализировать запрос, выделить основные и дополнительные цели и предложить вариативный набор решений.
- Формирование команд участников. Иногда клиент высказывает пожелание особым образом организовать взаимодействие участников во время мероприятия. Например, включить некоторых сотрудников в одну команду, или, наоборот, распределить их по разным командам. Также довольно часто нас просят несколько раз поменять состав команд в течение мероприятия — так, чтобы участники могли поработать с разными коллегами. Мы можем спроектировать мероприятие с учётом пожеланий и ограничений, касающихся взаимодействия участников, и стараемся обсуждать эти вопросы на старте проекта, предлагая клиентам подумать о возможных вариантах.
Бывает, что списки команд составляет сам клиент. В этом случае мы просим его прокомментировать свое решение, чтобы спрогнозировать возможные риски и трудности, с которыми мы можем столкнуться непосредственно в процессе проведения мероприятия. Так, в нашей практике был случай, когда заказчик специально включил в командообразующее мероприятие достаточно большое количество сотрудников, имеющих трудности с коммуникацией и не готовых к конструктивной совместной работе, однако не предупредил нас об этом. В итоге во время мероприятия тренеры столкнулись с необходимостью уделять этим участникам особое внимание и регулировать их взаимодействие с остальными членами группы. Важно учитывать, что подобная цель, связанная с коррекцией поведения и «воспитанием» отдельных участников, может противоречить целям всего мероприятия, и требовать принципиально иного подхода и инструментов реализации.
- Оснащение площадки. Когда участников много, всё должно быть идеально отлажено. Мы всегда составляем подробный список технических требований и приезжаем на площадку заранее, чтобы проверить работоспособность оборудования и важные организационные детали: проектор, звук, свет, микрофоны, наличие и количество флипчартов, и т.д. Большое значение имеет само помещение, его размер и зонирование — участникам должно быть хорошо видно друг друга, экран (если предполагается демонстрация презентации) и ведущих. На эмоциональный фон участников могут повлиять и такие, на первый взгляд, незначимые моменты как: духота в зале, неудобные стулья, необходимость постоянно переступать через протянутые по полу провода и т.д. Если окружающие условия приносят неудобства, то каким бы ни было содержание мероприятия, общий настрой может снизиться.
- Четкое планирование и соблюдение тайминга. Необходимо тщательно следить за таймингом, вовремя начинать и заканчивать каждую часть. Если организаторы выбиваются из намеченного сценария, отпускают участников на перерывы с опозданием, а потом просят их задержаться, то у людей будут накапливаться негативные эмоции, и они могут начать вести себя неконструктивно, а то и вовсе саботировать любые предложения ведущих.
Мы на самых ранних этапах подготовки проекта уточняем и согласовываем время начала и окончания мероприятия и длительность перерывов, чтобы у всех участников была возможность планировать свой день.
Также важно заранее понять, как и где будут питаться участники, сколько займет путь до обеденной зоны. При большом количестве человек обычное время на обеды и кофе-брейки может быть увеличено, чтобы все успели спокойно поесть и отдохнуть.
Про качество и количество питания отдельно говорить не будем — очевидно, что участники не должны быть голодными, но и перекармливать их тоже не стоит, чтобы фокус внимания оставался на внутреннем содержании мероприятия.
- Наличие участников из других регионов. Мы всегда уточняем заранее, нужно ли будет кому-то из участников уехать раньше (чтобы успеть на поезд или самолет), и сколько таких сотрудников. Зная эту информацию, мы можем определенным образом построить процедуру мероприятия, включить этих участников в разные команды, при необходимости внести корректировки в сценарий игры или тренинга.
Фактор №2. Поддержание групповой динамики и позитивного эмоционального настроя.
При организации мероприятий для большого количества участников следует уделять серьезное внимание эмоциональному настрою, созданию позитивной, заряженной энергией атмосферы взаимодействия.
- Участие руководства. Крайне желательно, чтобы в самом начале мероприятия выступил Заказчик либо его представитель, обозначил цели совместной работы, обосновал их актуальность, поддержал мотивацию участников. Особенно это ценно для сотрудников, приехавших из других регионов. При необходимости мы оказываем нашим клиентам поддержку при подготовке их выступлений и презентаций.
Также очень важно, чтобы руководство присутствовало в финале мероприятия — на представлении итогов и обратной связи от участников. Это также способствует поддержанию общего позитивного настроя и вовлеченности.
В нашей практике был случай, когда генеральный директор был крайне заинтересован в проведении командообразующего мероприятия, однако не мог остаться на целый день. Специально для него мы выстроили процедуру, благодаря которой участники формулировали и записывали свои впечатления и выводы на каждом этапе работы. И в конце дня, когда директор вернулся, он смог познакомиться с результатами и принять участие в завершении мероприятия.
- Ритм и активное вовлечение. При проведении командообразующих мероприятий длительностью восемь и более часов есть риски потери динамики. Участники могут устать, заскучать, потерять интерес к происходящему и др. Чтобы этого не случилось, важно, чтобы концепция мероприятия позволяла чередовать различные виды активностей, как при решении игровых задач, так и при анализе результатов.
Например, если в течение дня команды несколько раз выступают с презентациями и оценивают работу друг друга, мы стараемся каждый раз менять процедуру, не допуская повторений. Группы могут сдавать карточки, голосовать метками, обмениваться впечатлениями в мини-группах, отправлять «гонца» к стенду с правильным ответом и т.д.
- Точный просчет эффектов. В работе с большими группами недопустимы заминки или несинхронизированные действия (каждая из команд должна начинать и завершать выполнение заданий в одно и то же время). Именно поэтому необходимо точно просчитывать эффекты от каждого упражнения и каждого этапа. За много лет работы мы собрали в нашу методическую «копилку» множество разных видов активностей, эффекты от которых мы наблюдали не один десяток раз. Мы многократно перестраивали эти активности для групп разной численности, и поэтому с уверенностью можем предсказать все возможные варианты развития событий — это позволяет нам поддерживать групповую динамику, не допуская ее падения. Если же в нашей копилке не оказывается подходящего упражнения, то мы разрабатываем новое, и перед «запуском в свет», как правило, проводим несколько пилотов, чтобы его протестировать. При необходимости мы можем его доработать или скорректировать процедуру проведения и инструкции для участников.
- Гибкость в управлении процессом. В большой группе всегда есть вероятность, что на каком-то из этапов может сработать «человеческий фактор». Одни участники могут быть уставшими (особенно если они приехали из другого города, и у них есть разница часовых поясов), другие — в плохом настроении, третьи — критически настроенными изначально, четвертые могут отвлекаться на решение рабочих задач и временно «выпадать» из совместной работы и т.д. Поэтому даже если мероприятие безупречно спланировано, важно чутко реагировать на изменение состояния группы, держать ритм и гибко перестраивать процедуру в зависимости от ситуации. Именно поэтому внутри сценария всегда должны быть заложены возможности регулировки тайминга и страховочные треки. Так, при необходимости мы можем сократить процедуру, встроить дополнительную разминку, развернуть более содержательное обсуждение, добавить или убрать часть контента.
Например, если на мероприятие пришло меньше людей, чем планировалось, то скорость выполнения заданий будет выше. В таком случае придётся буквально на ходу добавлять полезное и интересное содержание, чтобы группы не заскучали, а тайминг при этом был соблюден.
Также мы всегда следим, насколько успешно группы справляются с поставленными задачами — иногда, видя, что какое-то из заданий дается участникам нелегко, мы можем увеличить время на его выполнение, помочь команде быстрее договориться, а в отдельных случаях даже заменить задание. А потом, чтобы снизить уровень напряжения и переключить внимание, можем сделать короткую динамическую разминку.
Мы регулярно проводим корпоративные мероприятия для групп от 15 до 300 человек и готовы взять на себя как весь комплекс задач по их подготовке и проведению, так и отдельные блоки работ.
